以前新人入职，公司得花大量的时间精力去带教、培训。
有了 AI Agent 之后，公司开始整理私有知识库、Skills、专家和资源包，节省成本。
但是版本一有更新，就得全员通知，重新导入、替换。最后还得确认，大家用的是不是同一个版本。
培训、搭建、维护要花时间、花人力，算下来，公司成本不降反增。
那有没有能统一管理资源的工具呢？刚好最近我发现了一个很适合团队内部办公的开源 AI 工作台，叫百智办公。
它把模型、知识库、Skills 这些资源统一配置完，再分给对应的成员。谁能用什么、有多少额度、工作任务记录，全都能在管理后台监控到。
这次十四就从管理者视角和员工视角出发，带大家体验一下这个 AI 办公工作台。
1 把资料和方法留下来
管理者有专门的管理后台，我们打开后台，先看「资源管理」。
模型、知识库、技能、专家、连接器、规则，都在这里。
每一栏都能新添加资源，可以把公司一次次实战沉淀下来的经验、资料都储存在这里，日后无限次复用。
比如新人要写一份产品介绍，可以在系统知识库找到产品参数、常见问题。下图红框里的「产品与服务手册」，就是这种用法。
光有资料还不够，老员工知道怎么写，新人不一定知道。
这时候就可以把已经用顺的做法整理成 Skill，比如先提取产品参数，再写适用场景，最后整理常见问答。
后台上传技能包、设好使用范围，需要做这项工作的同事就能调用。
除了公司统一配置的系统技能，还有用户技能。成员自己整理好的方法，也可以通过资源共享交给同事使用。
资料、方法有了，再把公司常用的措辞、输出格式放进规则。新人上手门槛直接被砍了一刀。
如果需要固定做某一类工作，就用「专家」把角色要求、技能和工具组合起来。
后续资料有变化，管理员在后台维护，成员直接刷新资源列表就可以看到更新后的内容。
已有整理好的资源包，也可以从后台批量导入，再核对模型、关联资源和权限，分发给团队。
2 谁能用什么，按岗位分
配备好公司资源后，可以按不同岗位需求给对应资源权限，减少资源错配、浪费的情况。
在「系统设置 → 成员与分组」里，可以按部门或项目分组，也可以设置成员角色。
比如产品资料给相关同事用，写宣传文案的 Skill 给市场组，研发规范给研发组。
模型、技能、专家等资源支持全员、指定分组、指定用户授权；知识库单独管理读写权限。
新人加入对应分组后，就能使用授权给这个组的模型、技能等资源。转岗或者离职，也能回到这里调整分组和账号权限。
普通成员用客户端干活，管理员负责后台配置。
3 模型额度怎么分，费用怎么看
员工用 AI Agent 提效，各有各自喜欢用的模型。
公司统一接入模型，就不用每个人再去申请接口；额度、费用也可以统一管理。
打开「计费管理 → 费用设置」，左边分配分组和成员额度，右边设置计费规则、积分重置周期。
经常处理长文档、写代码的同事，可以多分一些额度。
公司配备额度，就需要防止一些特殊情况发生。比如说，额度浪费，甚至是倒卖 token。
想知道额度具体花在哪里，可以看「扣费明细」。谁调用了什么、扣了多少积分、还剩多少，都能查到；点开「详情」，还能看到交易状态和结算信息。
4 任务记录查询、回溯
如果工作内容出了问题，可以先找到对应任务，再回看当时的对话。
在后台「任务历史」可以按成员、时间列出任务。
可以看到每一个成员的对话任务，具体的对话内容，对话数量。
这样方便公司管理者回溯事情的前因后果，也方便针对性下决策。
接下来是非常重要的功能，在后台能管理公司的所有数据资料，如果想知道操作记录，可以在后台操作「系统设置 → 操作记录」查。
操作时间、操作者、结果、类型和来源 IP，都有对应字段。
下面这张图里能看到管理员登录的记录。
一边回看工作过程，一边查后台操作。遇到问题，有具体记录可以回溯、纠错。
5 员工拿来做什么
管理后台看完，我们看看员工端。
员工端有专门的 AI Agent 客户端，主要负责办公、编程、设计的工作。在使用方面是跟管理后台分开的。
我拿一份模拟产品「青禾 Fold 折叠笔记本支架」的简报，分别让它做产品介绍文档和网页。
现在每周会赠送1000的免费积分。
（1）产品介绍文档
先上传简报，要求它交付 DOCX，给新同事介绍产品用。
生成文档花了 12分钟，过程中还反复检查表格和措辞。
Word里的内容全都有统一的排版和重点标注。
（2）产品介绍网页
接着用同一份简报做产品介绍网页，我增加了一些难度，要求「查看参数」要能跳转，问答要能展开、收起。
它交付了 HTML、CSS 和 JavaScript 文件，总共花了 45 分钟。
打开本地网页，能看到产品示意图、参数和配色；点「查看参数」会滚到参数区，常见问题也能展开、收起。
最后
我觉得，企业的 AI 提效才刚刚开始。
现在很多公司已经在提倡员工多用 AI，写文档、做网页、处理日常工作。
但在未来，企业需要考虑的，是怎么把全公司的资源、方法和使用权限统一管理起来。
员工各自摸索出来的好方法，能够留在公司里，给其他同事复用；公司积累的资料，能够统一维护，分给需要的岗位；模型的使用额度和费用，也有人统筹管理。
想做到这些，光靠一句“大家多用 AI”还不够，还需要一个能实现这些管理工作的工具。
百智办公刚好提供了这样一个入口，员工在客户端完成任务，管理层在后台配置资源、分配权限、查看使用情况，让企业降低成本，减少一些不必要的麻烦。
你们公司现在到哪个阶段啦？
文章来自于"Novus十四"，作者 "Novus十四"。